Разработка программного обеспечения требует заполнения заказчиком брифа, где будут описаны его ожидания и пожелания к результатам работы, которые он хочет получить при инсталляции нового продукта. Часто случается, что заказчик не может точно сформулировать свой запрос, и тогда компании-разработчику приходится ломать голову над его «фантазиями». Поэтому компания «Универсальная Система Учета» предлагает сначала ознакомиться с демонстрационными версиями своих продуктов на сайте www.usu.kz, чтобы оценить имеющиеся функции и возможности, которые можно было бы перенести в новый продукт или же расширить функциональность имеющейся в наличии базовой конфигурации. Продукты компании универсальны и автономны, могут дополнять друг друга с течением времени, по мере того, как заказчик будет ставить перед собой новые задачи.
В функционал базовой конфигурации обязательно входит база контрагентов, предложенная в виде CRM-системы, имеющей массу преимуществ в работе с клиентами. Например, она осуществляет мониторинг клиентов, последний контакт с которыми состоялся давно, предлагая сотрудникам корректно напомнить о себе, отправив предложение с вполне предметным содержанием. Его можно составить, изучив историю клиента, надежно охраняемую системой. Можно изучить его потребности и предпочтения, выявленные ранее и сохранившиеся в системе, можно предложить что-то новое и актуальное именно на сегодняшний день, отправив персональное предложение.
Как правило, клиенты реагируют на личное обращение, система отметит интерес или отказ. Все клиенты поделены в базе по категориям, это позволяет работать с ними отдельно, например, по ценовым сегментам в случае предприятия торговли или согласно другим общим признакам, выделенным у них в процессе работы. Для оперативных коммуникаций предоставлена электронная связь – от двух до четырех каналов, включая чаще всего sms и e-mail, добавляя в некоторых программных вариациях еще Viber и голосовое сообщение.
Электронная связь предусмотрена и для организации рассылки по контактам в базе, исключительно тем абонентам, что согласились на нее. К такой связи прилагаются текстовые шаблоны, представленные широким ассортиментом для всех возможных поводов обращения, есть даже поддержка правописания. Формат рассылки включает диапазон от персонального до массового, все тексты сохраняются в системе по дате отправки у каждого клиента.
База контрагентов мобильна в том отношении, что может быть переформатирована под такую рабочую область, с которой сотруднику удобнее работать. Колонки можно двигать, скрывать, добавлять и пр. Данными можно управлять через функцию поиска по первым буквам фамилии, номеру телефона и др., можно фильтровать их по разным критериям, главное – можно задавать множественную группировку, вынося вверх требуемые критерии сортировки в последовательности, согласно которой ее следует производить. Возврат системы в исходное состояние производится также легко и быстро.
Если сотрудник работает с поставщиками, то их можно отделить по той же схеме. Следует отметить, что система ведет еще и другой мониторинг – прайс-листов поставщиков, что пригодится любой компании, выявляя среди множества предложений наиболее «вкусные» и сообщая о них ответственным лицам.
Для оперативного обмена информацией между сотрудниками автоматизация предусматривает наличие системы оповещения, работающей в виде всплывающих уведомлений в углу экрана. Они яркие и заметные, кликнув на такое, можно сразу перейти в тот рабочий файл, о котором только что уведомили. Переход осуществляется для принятия готовой работы, проверки промежуточного результата, оценки производительности сотрудника.
Программа предоставляет возможность контролировать работу подчиненных, выделяя их данные в системе шрифтом и цветом, чтобы можно было визуально определить соответствие действительности. Еще один плюс автоматизации – автоначисление сдельной заработной платы сотрудникам на основании зарегистрированных в системе работ. Поэтому каждый из них становится дисциплинированным и замотивированным на результат.